Ainda atuando na gestão do Riomar Recife, focando em iniciativas para aprimorar a eficiência operacional, apesar da presença de sistemas informatizados voltados para processos isolados, identificamos diversas operações no shopping que poderiam ser integradas em uma única plataforma. Essa integração promoveria sinergia entre esses processos, resultando em um aumento significativo da eficiência e rastreabilidade.
A visão
A operação de um grande shopping guarda semelhanças com a gestão de uma cidade de médio porte, especialmente no que diz respeito ao fluxo de pessoas, consumo em geral, volume de ocorrências, processos de fiscalização e controle, obras e manutenções. Nossa visão era desenvolver um sistema para auxiliar na operação, integrando todos esses fluxos.
Conceitos orientativos:
O nome adotado reflete o conceito fundamental por trás da ferramenta. Reconheço que o produto é um meio para atingir um objetivo e deve estar alinhado a uma estratégia de gestão claramente definida. Por essa razão, optamos pelo acrônimo MARE - Medir, Acompanhar, Resolver e Executar, buscando atender aos objetivos abaixo:
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Automação dos controles dos processos .
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Integração dos diversos processos da operação.
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Monitoramento e controle das atividades de manutenção, estacionamento, segurança e limpeza.
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Otimizar níveis de hierarquia.
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Geração e disseminação de informações, melhorando a comunicação
Home de entrada
Ao lado uma representação do menu de acesso à todos os módulos que foram desenvolvidos, cada um deles com uma finalidade e compartilhando dados entre si.
Exemplo 1: Além de possibilitar o acompanhamento da escala de trabalho, o módulo de escala também permitia ser acessado pelo sistema de ordens de serviço para a geração e atribuição automatizada de OSs, eliminando a necessidade de intervenção de um supervisor.
Exemplo 2: Os dados dos fornecedores cadastrados na Agenda de Contatos são utilizados pelo módulo financeiro, o qual envia e-mails automaticamente ao identificar qualquer pendência no fluxo da nota fiscal.
Módulo Financeiro
Com o intuito de atender a processos administrativos intimamente relacionados à gestão operacional, concebemos o módulo financeiro. Este tinha como propósito gerenciar o fluxo de notas fiscais de todas as empresas dentro do condomínio, com as seguintes funcionalidades principais:
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Auxiliar no controle de orçamento.
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Acompanhando da jornada de pagamento integrado ao ERP.
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Rápida localização dos gastos com fornecedores.
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Estratificação rápida dos gastos por contas e centros custos.
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Prover aos setores uma visão rápida do fluxo de pagamento.
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Auxiliar no controle de caixa.
Conclusão
Com o propósito de validar a hipótese de ganho de eficiência mediante a integração dos processos em um shopping de grande porte, concebi o sistema mencionado anteriormente. Nele, assumi todas as funções de uma equipe de produtos digitais, com o objetivo de desenvolver um protótipo.
Uma descrição pormenorizada de cada módulo tornaria esta página excessivamente extensa. O que importa, no entanto, é o conceito subjacente: uma ferramenta personalizada destinada a gerenciar todos os pequenos aspectos de uma operação de grande envergadura. Ficarei contente em compartilhar a visão completa e os ganhos alcançados.