Obtendo a eficiência operacional através da integração e automação de processos nas empresas

Em uma organização, um "processo" representa um intricado conjunto de atividades interligadas, coordenadas para atingir um objetivo específico. Seja no fluxo de recebimento de notas fiscais, cadastro de fornecedores ou arquivamento de documentos, essas operações seguem procedimentos estabelecidos, muitas vezes tornando-se fontes de oportunidades para aprimorar a eficiência operacional.

Dois caminhos para eficiência operacional: Integração e Automação

1. Sinergia entre os Processos: Em uma empresa com múltiplos processos distribuídos em diferentes setores, uma medida essencial é realizar o mapeamento das etapas de cada processo e identificar semelhanças entre elas, que podem ser aproveitadas por outros setores. Embora pareça improvável que ocorra duplicação de esforços desse tipo, em minha experiência deparei-me com diversos casos semelhantes. Em tais situações, cada setor tinha sua abordagem exclusiva para o controle de um processo, resultando na criação de registros próprios. Essa redundância muitas vezes passa despercebida para quem está imerso na rotina diária, destacando a necessidade de uma perspectiva externa para avaliar todas as etapas.

2. Automação de processos: Uma vez identificadas as oportunidades de sinergia entre setores e processos de uma empresa, surge uma excelente perspectiva no mapeamento das atividades repetitivas acessórias que não agregam valor ao produto principal.

Ao observar de perto, encontramos várias atividades diárias realizadas pelas equipes, resultando em um desperdício de tempo. Essas atividades podem ser facilmente assumidas por um RPA (Robotic Process Automation).

O RPA, também conhecido como robótica de software, utiliza tecnologias de automação para replicar tarefas administrativas de apoio realizadas por trabalhadores humanos, como extração de dados, preenchimento de formulários e movimentação de arquivos. Ao combinar APIs e interações de interface com o usuário (IU), o RPA integra e executa tarefas repetitivas entre diferentes aplicativos corporativos e de produtividade. A implementação de scripts que simulam processos humanos permite que as ferramentas de RPA executem autonomamente uma variedade de atividades e transações em sistemas de software não correlacionados.

Essa forma de automação emprega software baseado em regras para realizar atividades de processos de negócios em grande volume, liberando recursos humanos para se concentrarem em tarefas mais complexas.

É surpreendente como, nos dias de hoje, configurar, encontrar ou até mesmo construir um robô para realizar tarefas pequenas e repetitivas não é uma tarefa difícil, como mencionado anteriormente. Integrar ferramentas de RPA como parte de uma estratégia mais ampla de automação de processos de negócios permite configurar facilmente "robôs" de software para realizar diversas funções, desde a geração de respostas automáticas até a implantação de milhares de bots, cada um deles pré-programado para automatizar tarefas específicas de ERP.

RPA + AI: Uma aliança poderosa

Até mesmo um processo executado por um Robotic Process Automation (RPA) pode enfrentar falhas, uma vez que o RPA possui suas próprias limitações. O robô é programado para executar ações automatizadas com base em parâmetros predefinidos, e mesmo ao utilizar ferramentas de OCR, sua taxa de precisão atinge, em média, 85%, considerada aceitável no mercado. Isso ocorre devido a variáveis no processo, como mudanças no formato do documento, qualidade do documento em si, alterações no layout da página da web, entre outros fatores.

Além da limitação mencionada, há outros processos que podem ficar fora do alcance de um RPA, dado a grande variação nos formatos de documentos e outras variáveis citadas anteriormente. Para aprimorar a assertividade de um RPA e ampliar sua abrangência, existem inúmeras soluções no mercado que combinam o uso de Inteligência Artificial (IA) com RPA.

A AI por sua vez entra como uma camada antecessora à RPA, realizando a leitura do documento em questão adequando os dados para que o RPA possa entender e assim poder inserir no sistema ou processo decisório.

Tecnologia como facilitadora, não como fim

Embora seja comum entender que, no percurso de digitalização de uma empresa, a tecnologia desempenha um papel secundário, é possível identificar numerosos equívocos na sua aplicação. Muitas iniciativas começam com um enfoque na ferramenta, negligenciando a necessidade de examinar o processo como um todo.

É um erro significativo abordar o processo de forma isolada, como mencionado anteriormente. Encontrar sinergia entre os processos é crucial, mas além disso, é fundamental analisar todas as partes, buscando oportunidades de ajuste e questionando a relevância de cada uma no resultado final. Somente após essa avaliação abrangente é apropriado buscar uma tecnologia que se alinhe efetivamente ao processo.

O verdadeiro motor: eficiência

Um equívoco comum no início de um processo de digitalização para otimização operacional é a crença de que a redução de custos é o principal impulsionador. Isso resulta em uma utilização inadequada dos recursos, direcionando o tempo dos colaboradores para tarefas repetitivas que não contribuem de maneira significativa. O verdadeiro impulsionador deve ser a canalização eficiente dos recursos e da força de trabalho existentes para as demandas que realmente agregam valor. Além de alcançar uma eficiência operacional aprimorada, isso cria um ambiente propício à motivação no trabalho.

Automação: Um caminho sem volta

Por que a automação representa uma jornada sem retorno? 

Considere o cenário em que um colaborador é responsável pelo processamento de 100 notas fiscais diariamente. Se, por algum motivo, ele não estiver disponível devido a doença ou férias, outro colaborador assume, mas atinge apenas 90 notas por dia, resultando em custos adicionais de horas extras para manter a mesma produtividade.

Ao introduzir um sistema de RPA (Robotic Process Automation) para o processamento das notas, a empresa testemunha uma transformação significativa. O volume de 100 notas, que anteriormente demandava um dia de trabalho, agora é realizado em minutos pelo robô. À medida que a empresa expande suas operações e o volume de notas cresce, o robô pode processar facilmente 1000 notas por dia. A falha ocasional do robô levanta a questão: quantos colaboradores seriam necessários para realizar a mesma tarefa em caso de falha?

Diante dessas considerações, torna-se evidente que a automação não é apenas uma opção, mas uma necessidade inescapável. Ao embarcar no processo de digitalização, é imperativo contemplar minuciosamente todos os aspectos mencionados, além de outros, e adotar uma solução ajustada às necessidades dos processos, assegurando robustez e confiabilidade. Este é o caminho para uma transformação digital bem-sucedida e sustentável dentro da empresa.

Conclusão

Ao integrar e automatizar processos, as organizações não apenas melhoram a eficiência, mas também capacitam equipes a se concentrarem em tarefas estratégicas. A automação, aliada a uma abordagem cuidadosa, é o caminho para uma operação mais ágil e resiliente, capaz de enfrentar os desafios do futuro com confiança.